Cuánto cuesta realmente un ERP

Las cuatro partidas

Conviene mirarlas por separado, porque se comportan de forma muy distinta a lo largo del tiempo: dos son pagos únicos y dos son recurrentes.

Leído en frío, tres de las cuatro filas se parecen bastante en cualquier escenario: la implantación y el soporte los cobra una empresa en todos los casos, y son la mayor parte del gasto. El propio sector lo repite: el software suele ser sólo entre el 15 % y el 25 % de la inversión total de un proyecto de ERP; el resto es servicio.

Lo que separa los totales a cinco años son las dos partidas recurrentes: las licencias y las migraciones obligadas.

La aritmética de la licencia por usuario

No vamos a poner aquí las tarifas de otros productos, por dos razones: cambian cada año y quedarían desactualizadas, y cada empresa negocia condiciones distintas. Lo que sí podemos darte es la cuenta, para que la hagas con el precio que te hayan ofrecido a ti.

La fórmula es trivial y por eso mismo es reveladora:

coste de licencias = tarifa mensual por usuario × usuarios × 12 × años

Con ella, cada euro de tarifa mensual por usuario cuesta 60 € por persona en cinco años. Aplicado a plantillas y tarifas habituales del mercado:

La lectura interesante no es el número absoluto, sino la pendiente: en un modelo por usuario, crecer sale caro. Contratar a diez personas más no sólo cuesta sus nóminas, también sube la factura del ERP para siempre. Con una licencia libre, pasar de 20 a 200 usuarios cuesta 0 € en licencias —el coste está en el servidor y en el servicio, no en el derecho a usar el programa.

Lo que Eneboo no te ahorra

Para que esta comparación sea útil hay que decir también la otra mitad.

• La implantación cuesta lo que cuesta. Analizar tus procesos, configurar el sistema, traer los datos del programa anterior y formar al equipo es trabajo de personas, y se paga aquí igual que en cualquier otro sitio. No publicamos una cifra porque depende del proyecto: pídela a las empresas de servicio.
• El soporte también. Si quieres a alguien que responda cuando algo falla o que adapte el sistema a un cambio normativo, eso es un contrato.
• Hace falta un servidor de base de datos y alguien que lo administre, en tus instalaciones o alojado.
• Personalizar tiene coste, aunque la tecnología lo facilite: el scripting QSA permite adaptar formularios y procesos sin recompilar el motor, pero alguien tiene que escribirlo.

Dicho de otro modo: si tu plantilla es de tres personas y no necesitas nada especial, la diferencia de coste entre Eneboo y una suscripción barata puede ser pequeña, y quizá te convenga más la comodidad de un servicio gestionado. La ventaja de Eneboo aparece cuando hay muchos usuarios, cuando los procesos son propios y cuando el horizonte es de años, no de meses.

El coste que no aparece en ningún presupuesto

Hay una partida que no se factura y que sólo se paga cuando quieres irte: la dependencia del proveedor. Con Eneboo los datos están en una base de datos PostgreSQL o MySQL estándar a la que tienes acceso directo, y el código del programa es público. Puedes cambiar de empresa, montar tu propio equipo o seguir por tu cuenta sin pedirle permiso a nadie.

No es un argumento comercial abstracto: es la diferencia entre negociar una renovación teniendo alternativas y negociarla sin ellas.

Cómo hacer tu cuenta en cinco minutos

1. Pide presupuesto de implantación a dos o tres empresas, con el alcance por escrito.
2. Suma el soporte anual que te ofrezcan, multiplicado por los años que quieras proyectar.
3. Si comparas con un producto con licencia por usuario, aplica la fórmula de arriba con su tarifa y tu plantilla, contando el crecimiento que esperas.
4. Pregunta explícitamente qué cuesta actualizar de versión y con qué frecuencia hay que hacerlo.
5. Pregunta también qué pasa con tus datos si te vas, y cuánto costaría sacarlos.

Los cinco puntos valen para evaluar cualquier ERP, no sólo este. Si al final de la cuenta te convence otro producto, la cuenta habrá servido igual.